プライバシーポリシー
最終改訂日: 2026年9月10日
YDAIコンサルティング株式会社（以下「当社」）は、「社労士HUB」（以下「本サービス」）における、ユーザーの個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定めます。
第1条（収集する個人情報）
当社は、本サービスの提供にあたり、以下の個人情報を収集することがあります。
- 氏名
- 会社名・団体名
- メールアドレス
- 電話番号
- 住所
- 本サービスの利用履歴（アクセスログ、操作ログ）
- その他当社が定める入力フォームにユーザーが入力する情報
- ユーザーが本サービスに登録する事務所の情報（事務所名、所在地、電話番号、代表者名）
- ユーザーが本サービスに登録する顧問先、適用事業所、顧問先の担当者、被保険者（顧問先の従業員およびその被扶養者を含みます）、案件、書類依頼、助成金、報告書ならびに請求に関する情報
- 顧問先が本サービスの提出用ページから提出したファイルおよび入力した情報（賃金台帳、出勤簿、雇用契約書、登記事項証明書等）
- 提出用ページへのアクセス記録（アクセス日時、ハッシュ化したIPアドレス、ユーザーエージェント）
前各号のうち第8号から第11号までの情報を、本ポリシーにおいて「業務データ内個人情報」といいます。業務データ内個人情報には、労働社会保険諸法令に基づく手続の内容に応じて、傷病に関する医師その他の療養担当者の証明、健康に関する記録その他の要配慮個人情報（個人情報の保護に関する法律第2条第3項に定める要配慮個人情報をいいます。以下同じ）が含まれることがあります。当社は、これらの情報を第5条第5項に定める委託の範囲においてのみ取り扱います。
本サービスは、個人番号（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第2条第5項に定める個人番号をいいます）および特定個人情報（同条第9項に定める特定個人情報をいいます）を取り扱う機能を備えておらず、当社はこれらを収集しません。ユーザー、利用者および顧問先は、本サービスにこれらを入力し、送信し、または保存しないものとします。
第2条（個人情報の収集方法）
当社は、以下の方法により個人情報を収集します。
- ユーザーが本サービスの利用登録を行ったとき
- ユーザーが本サービスを利用したとき
- ユーザーがお問い合わせフォームに入力したとき
- ユーザーが当社にメール等で連絡したとき
- ユーザーまたは利用者が、顧問先、適用事業所、被保険者その他の業務データを本サービスに登録したとき
- 顧問先の担当者が、ユーザーの発行した提出用ページ（有効期限付きのURL）から書類を提出し、または情報を入力したとき
第3条（個人情報を収集・利用する目的）
当社が個人情報を収集・利用する目的は、以下のとおりです。
- 本サービスの提供・運営のため
- ユーザー認証およびアカウント管理のため
- ユーザーからのお問い合わせに回答するため
- ユーザーへの請求書の発行、料金の請求のため
- メンテナンス、重要なお知らせなど必要に応じたご連絡のため
- 利用規約に違反したユーザーや、不正・不当な目的でサービスを利用しようとするユーザーの特定をし、ご利用をお断りするため
- ユーザーにご自身の登録情報の閲覧や変更、利用状況の閲覧を行っていただくため
- 本サービスの改善、新サービスの開発のため
- 利用状況の分析（統計データとして匿名化した上で利用）
- ユーザーが顧問先に対して行う書類の回収の依頼、その提出状況の管理およびこれらに関する通知の送信のため
- 不正な提出および不正なアクセスの検知・防止のため
- 上記の利用目的に付随する目的
第4条（利用目的の変更）
- 当社は、利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り、個人情報の利用目的を変更するものとします。
- 利用目的の変更を行った場合には、変更後の目的について、当社所定の方法により、ユーザーに通知し、または本ウェブサイト上に公表するものとします。
第5条（個人情報の第三者提供）
- 当社は、次に掲げる場合を除いて、あらかじめユーザーの同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはありません。ただし、個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
- 前項の定めにかかわらず、以下の場合には、当該情報の提供先は第三者に該当しないものとします。
- 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
- 当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の外部サービスを利用しています。
- Supabase（データベース・認証基盤・ファイル保管）: ユーザーデータおよび提出書類ファイルの保存
- Vercel（ホスティング）: Webアプリケーションの配信
- Resend（メール送信）: 書類の依頼、リマインド、通知等のメールの送信
- 前項の外部サービスの提供事業者は、いずれも米国に本拠を有します。当社がこれらの事業者に個人データの取扱いを委託することは、個人情報の保護に関する法律第28条に定める外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合があります。当該外国における個人情報の保護に関する制度および当該事業者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報は、第13条の窓口へのお求めに応じて提供します。
- 業務データ内個人情報（顧問先、その従業員である被保険者およびその被扶養者、顧問先の担当者に関する個人情報を含みます）については、ユーザーが個人情報取扱事業者としてその管理の責任を負うものとし、当社は、個人情報の保護に関する法律第27条第5項第1号に定める委託を受けた者として、ユーザーの指示および本サービスの提供に必要な範囲においてのみこれを取り扱います。本人に対する利用目的の通知または公表、要配慮個人情報の取得に係る本人の同意の取得その他の適法な取得に必要な手続は、ユーザーおよび顧問先の責任において行われるものとします。
第6条（個人情報の開示）
- 当社は、本人から個人情報の開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- その他法令に違反することとなる場合
- 前項の定めにかかわらず、履歴情報および特性情報などの個人情報以外の情報については、原則として開示いたしません。
- 業務データ内個人情報に関する開示、訂正、利用停止その他のご請求については、当社は第5条第5項に定める委託を受けた者の立場にあるため、当該情報を管理するユーザー（社会保険労務士事務所）または顧問先へお取次ぎいたします。
第7条（個人情報の訂正および削除）
- ユーザーは、当社の保有する自己の個人情報が誤った情報である場合には、当社が定める手続きにより、当社に対して個人情報の訂正、追加または削除（以下「訂正等」）を請求することができます。
- 当社は、ユーザーから前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正等を行うものとします。
- 当社は、前項の規定に基づき訂正等を行った場合、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは遅滞なく、これをユーザーに通知します。
第8条（個人情報の利用停止等）
- 当社は、本人から、個人情報が、利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由、または不正の手段により取得されたものであるという理由により、その利用の停止または消去（以下「利用停止等」）を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行います。
- 前項の調査結果に基づき、その請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の利用停止等を行います。
- 当社は、前項の規定に基づき利用停止等を行った場合、または利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、遅滞なく、これをユーザーに通知します。
第9条（データの保管・セキュリティ）
- ユーザーデータは、Supabase社が管理するクラウドサーバー上に保管されます。
- 当社は、個人情報の漏洩、滅失、毀損を防止するため、以下のセキュリティ対策を講じています。
- 通信の暗号化（TLS/SSL）
- パスワードのハッシュ化保存
- Row Level Security（RLS）によるデータアクセス制御
- 事務所（組織）単位でのデータの分離
- アクセス権限の管理
- 操作の記録（監査ログ）
- 定期的なバックアップの実施
- 顧問先向けの提出用ページについては、上記に加えて以下の措置を講じています。
- 提出用のURLは推測が困難な文字列で生成し、有効期限を設けています
- 提出用ページは提出専用であり、提出済みのファイルを閲覧またはダウンロードすることはできません
- 有効期限を経過したURLまたは不正なURLでは、顧問先名・書類名・提出状況を表示しません
- 提出用ページへのアクセスは記録します。この際、IPアドレスはそのまま保存せず、ハッシュ化して保存します
第10条（データの保持期間）
- アカウント情報: サービス利用期間中および利用契約の終了後30日間
- 業務データ（顧問先、被保険者、案件、書類依頼、提出書類ファイル、助成金、報告書、請求に関する情報）: サービス利用期間中および利用契約の終了後30日間
- 操作の監査ログ: 記録から12ヶ月間
- 顧問先向けの提出用URL: 提出期限から30日を経過した時点で失効します
- 保持期間経過後、データは復元不可能な方法で削除されます。
- 法令上保存を要する帳簿および書類については、ユーザーが自己の責任において、前各項の保持期間の経過前に本サービスから出力または複製し、保存するものとします。当社は、法令が定める保存期間にわたるデータの保持を行いません（利用規約第23条第5項）。
第11条（Cookieの使用について）
- 本サービスでは、認証状態の維持に必要なCookieを使用しています。広告目的のCookieやトラッキングCookieは使用していません。
- 使用するCookieの種類:
- 認証Cookie: ログイン状態の維持、セッション管理（有効期間: セッション終了まで）
- 機能Cookie: Cookie同意状態の記録（有効期間: 1年間）
- ユーザーは、ブラウザの設定によりCookieの受け入れを拒否することができますが、その場合、本サービスの一部機能が利用できなくなることがあります。
第12条（プライバシーポリシーの変更）
- 本ポリシーの内容は、法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて、ユーザーに通知することなく、変更することができるものとします。
- 重要な変更を行う場合は、メールまたはサービス内通知にてお知らせします。
- 変更後のプライバシーポリシーは、本ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
第13条（お問い合わせ窓口）
本ポリシーに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。
- 事業者名: YDAIコンサルティング株式会社
- 代表取締役: 依田 尚人
- 所在地: 〒141-0021 東京都品川区上大崎3丁目14番34号 プラスワン402
- メールアドレス: info@ydai.co.jp